APPENDİX 11: PUBLİC DISCLOSURE POLİCY

Madde 1: Kapsam ve Yasal Dayanak

İşbu kamuyu aydınlatma politikası, GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş. ’nin (“Şirket”) ilgili düzenlemeler kapsamında yapacağı bilgilendirmelere ilişkin esasları belirler.

Bu politika 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, II-15.1 Sayılı Özel Durumlar Tebliği ve ilgili mevzuat kapsamında hazırlanmıştır.

Bu politikayı gözetmek ve izlemekten Şirket Yatırımcı İlişkileri Bölümü sorumludur.

Madde 2: Amaç

Kamuyu aydınlatma politikasının amacı, Şirket’in tabi olduğu düzenlemeler ve esas sözleşme hükümleriyle uyumlu olarak pay sahipleri, yatırımcılar ve çalışanlar olmak üzere tüm menfaat sahipleri ile ticari sır niteliği taşımayan her türlü bilgiyi tam, adil, doğru, zamanında, anlaşılabilir, düşük maliyetle ve kolay ulaşılabilir bir şekilde eşzamanlı paylaşarak, aktif, etkin ve şeffaf bir iletişim sağlamaktır.

Kamuyu aydınlatma politikasında amaç, Şirket stratejileri ve performansını da dikkate alarak, Şirket’in geçmiş performansını, gelecek beklentilerini, stratejilerini, ticari sır niteliğindeki bilgiler haricindeki hedeflerini ve vizyonunu kamuyla, ilgili yetkili kurumlarla, mevcut ve potansiyel yatırımcılarla ve pay sahipleriyle eşit bir biçimde paylaşmak, Şirket’e ait finansal bilgileri genel kabul gören finansal raporlama ilkeleri ve Sermaye Piyasası Kurulu (“SPK”) düzenlemeleri çerçevesinde doğru, adil, zamanında ve detaylı bir şekilde ilan ederek; yatırımcı ilişkileri birimi tarafından sürekli, etkin ve açık bir iletişim platformu sunmaktır. Şirket aktif ve şeffaf bir bilgilendirme politikası izlerken; kamuyu aydınlatmaya ilişkin tüm uygulamalarda SPK ve Borsa İstanbul, Şirket düzenlemelerine uyum göstermek ve en etkin iletişim politikasını uygulamayı amaçlamaktadır.

Madde 3: Tanımlar

Şirket: GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş.

SPK/Kurul: Sermaye Piyasası Kurulu’nu

Kanun: 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu’nu

Kamuyu Aydınlatma Platformu (KAP): Mevzuat uyarınca kamuya açıklanması gerekli olan bilgilerin elektronik imzalı olarak iletildiği ve kamuya duyurulduğu elektronik sistemi,

İçsel Bilgi: Sermaye piyasası araçlarının değerini, fiyatını veya yatırımcıların yatırım

kararlarını etkileyebilecek henüz kamuya açıklanmamış bilgi, olay ve gelişmeleri,

Özel Durumlar: Sermaye piyasası araçlarının değerini, fiyatını veya yatırımcıların yatırım kararlarını etkileyebilecek içsel veya sürekli bilgileri,

Sürekli Bilgi: İçsel bilgi tanımı dışında kalan tüm bilgi, olay ve gelişmeleri,

Tebliğ: II-15.1 sayılı Özel Durumlar Tebliği’ni

ifade eder.

Madde 4: Kamuyu Aydınlatma Esasları

Kamuyu aydınlatma esasları, 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, II-15.1 Sayılı Özel Durumlar Tebliği, Özel Durumlar Rehberi ve ilgili mevzuat kapsamında yapılır.

Sürekli bilgilerin açıklanması yükümlülüğünü doğuran esaslar Tebliğde detaylı olarak belirtilmiş olup, - tarafından yapılması zorunlu sürekli bilgi bildirimlerinin takibinden gerekli bilgi akışının kendilerine bildirilmiş olması koşuluyla Yatırımcı İlişkileri Bölümü yükümlüdür.

Sürekli bilgiler dışındaki olası bir durumun sermaye piyasası aracının değeri, fiyatı ve yatırımcıların yatırım kararları üzerinde etkili olup olmayacağı, işletmenin büyüklüğüne ve yapısına, ilgili sektöre, rekabet koşullarına, piyasa beklentilerine ve ilgili diğer faktörlere bağlıdır ve tebliğ kapsamında bu bilgileri açıklamakla Şirketimiz yükümlüdür.

İçsel bilgilerin kamuya açıklanmasının gerekip gerekmediğinin değerlendirilebilmesi için, içsel bilgi niteliği taşıyabilecek durumların ivedilikle ve bilginin gizliliği korunarak Yatırımcı İlişkileri Bölümü’ne iletilmesiyle görevleri ve bilgileri kapsamında ilgili birim yöneticileri ve her halükârda Şirket Genel Müdürü yükümlüdür.

Bir üst maddede yer alan hüküm kapsamında kendisine iletilen bilgiler,Şirket Yatırımcı İlişkileri Bölümü tarafından Şirket’in mali durumu ve faaliyetleri nedeniyle sermaye piyasası aracının değeri üzerinde etkili olabilecek, yatırımcıların yatırım kararlarını etkileyebilecek veya haklarını kullanmalarına yönelik olay ve gelişmeler çerçevesinde değerlendirilir. Yatırımcı İlişkileri Bölümü, bu değerlendirmeyi yaparken kendisine iletilen veriler ve Şirket’e özgü koşulları esas alır ve sermaye piyasasının aracının değeri, fiyatı ve yatırımcıların yatırım kararları üzerinde etkili olup olmayacağı değerlendirilirken Şirket Genel Müdürü ile her bir durum ayrı ayrı incelenmek suretiyle mutabık kalarak ilerler.

İçsel bilginin açıklanmasının, Şirketin meşru çıkarlarını olumsuz etkilemesinin söz konusu olduğu durumlarda, Özel Durumlar Tebliği ve Rehberi’nde belirtilen koşullar sağlanmak suretiyle Şirket’in açıklamayı erteleme hakkı bulunmaktadır. Şirket,, erteleme kapsamındaki içsel bilginin gizli tutulması için gerekli tüm tedbirleri alır. İçsel bilgilerin kamuya açıklanmasının ertelenme sebepleri ortadan kalkar kalkmaz. Şirket söz konusu içsel bilgileri ilgili tebliğlerde yazılı olan esaslara uygun şekilde kamuya açıklar. Yapılacak açıklamada erteleme kararı ve bunun temelindeki sebepler belirtilir. Açıklamanın ertelendiği süreçte, bilgiyi gizli tutmakla yükümlü kişilerin kusuru üzerine, açıklanması ertelenen bilgiyle ilgili söylentiler çıkar veya bazı detaylar herhangi bir şekilde kamuya açıklanırsa, ertelenen bilginin gizliliği ortadan kalkar. Bu durumda, Şirket bilginin gizliliğinin korunamaması nedeniyle ivedilikle kamuya açıklama yapar.

Şirket’in kamuyu aydınlatma politikası yönetim kurulunun yetkisi altında oluşturulur ve uygulanır. Bu politika çerçevesinde; Şirket tarafından kullanılan bilgilendirme yöntemleri ve araçları, periyodik olarak çıkarılan mali tablolar, bağımsız denetçi raporu ve beyanlar, yıllık ve ara dönem faaliyet raporları, Şirket kurumsal internet sitesnde, özel durum açıklamaları, ticaret sicil gazetesi aracılığı ile yapılan ilan ve duyurular, telekonferans, telefon, e-posta, faks gibi iletişim araçlarıyla yapılan iletişim yöntemleri, sosyal medya, yazılı ve görsel medya, yatırımcılarla yüz yüze veya telekonferans vasıtasıyla yapılan bilgilendirme toplantılarıdır.

Pay sahipleri, yatırımcılar ve analistlerden Şirket’e iletilen bilgi talepleri, kamuya açıklanmış bilgiler çerçevesinde yatırımcı ilişkileri birimi tarafından yazılı, sözlü ya da bilgilendirme toplantıları vasıtasıyla yanıtlanır. Şirket’in ara dönem ve yıllık finansal ve operasyonel sonuçlarının açıklanmasını takiben, analist ve yatırımcıların sorularını cevaplamak ve kamu nezdinde tartışmak üzere telekonferanslar organize edilir. Şirket yetkilileri, zaman zaman, yatırımcılar ve analistlerle bilgi paylaşmak amacıyla ulusal ve uluslararası düzeyde konferanslara veya toplantılara iştirak edebilirler.

Kural olarak, Şirket adına yukarıda belirtilen yöntem ve araçlar çerçevesinde yapılacak açıklama ve bilgilendirmeler, imza sirküleri uyarınca imzalanan form, beyan ve raporlar dışında, yönetim kurulu üyeleri, CEO, Genel Müdür, CFO, Yatırımcı İlişkileri Yöneticisi tarafından yapılır. Bunun haricinde özellikle görevlendirilmedikçe, Şirket çalışanları sermaye piyasası katılımcılarından gelen soruları cevaplandıramazlar. Gelen bilgi talepleri yatırımcı ilişkileri birimine yönlendirilir.

Ayrıca, yatırımcı ilişkileri birimi, Şirket’in yurt içi ve yurt dışında mevcut ve potansiyel yatırımcı kişi ve kurumlar ile aracı kurumlar nezdinde tanıtımının yapılması, bu kurumlarda çalışan analistler ve araştırma uzmanlarının bilgi taleplerinin karşılanması, yatırımcı ilişkileri kapsamında kendilerine iletilen sorulara cevap verilmesi konularında Şirket adına iletişimde bulunabilecektir.

Özel durum açıklamaları, Yatırımcı İlişkileri Bölümü tarafından hazırlanır ve elektronik ortamda imzalanıp Kamuyu Aydınlatma Platformu’na (“KAP”) iletilerek kamuya açıklanır. Yatırımcı İlişkileri Bölümü, kamuyu aydınlatma açıklamalarını Kamuyu Aydınlatma Platformu formatlarını kullanmak suretiyle tebliğde aksi belirtilmedikçe derhal yapar.

Şirket’de özel durum açıklama yükümlülüğünün yerine getirilmesinin koordinasyonunda, Yatırımcı İlişkileri Yöneticiliği yetkili ve sorumludur.

Özel durum açıklamaları ilke olarak Mali İşlerden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı (CFO), Yatırımcı İlişkileri Bölümü Müdürü/Yöneticisi/Yetkilisi ve/veya Bütçe ve Raporlama Müdürü ile Muhasebe Müdürü tarafından imzalanarak KAP’a gönderilir. Şirket adına özel durum açıklaması yapmaya yetkili kişilerin isimleri ve değişiklikler Borsa’ya bildirilir.

Özel durum açıklamaları Kurumsal İnternet Sitesi’nde de Türkçe ve İngilizce olarak yayımlanır.

Özel durum açıklamaları açıklamadan yararlanacak kişi ve kuruluşların karar vermelerine yardımcı olmak amacıyla, zamanında, doğru, anlaşılabilir, yeterli ve yanıltıcı ifadelerden uzak olacak şekilde düzenlenir. Yanlış bir bilgi yayımlandığında, ivedilikle yeni bir açıklama ile bu durum düzeltilmelidir. Düzeltmeler KAP’ta yer alan ilgili form kullanılarak, açıklamanın düzeltme açıklaması olduğunu belirten bir başlık ve ilgili formda sorulan soruların yanıtlanması ile yinelenir.

Tüm kamuyu aydınlatma açıklamalarının dili Türkçe’dir. Bununla birlikte, SPK mevzuat ve Kurul’un kurumsal yönetime ilişkin düzenlemeleri çerçevesinde açıklamaların Türkçe’nin yanı sıra eş anlı olarak İngilizce olarak da yayımlanması gerektiği durumlarda her iki dilde de açıklama yapılır.

Herhangi bir Şirket çalışanı daha önce kamuya açıklanmamış önemli ve özel bir bilginin istem dışı olarak kamuya açıklandığını belirlerse, durumu derhal yatırımcı ilişkileri birimine bildirir. Bu yatırımcı ilişkileri birimi tarafından mevzuat hükümleri doğrultusunda, uygun özel durum açıklaması hazırlanarak, KAP’a iletilir.

Yatırımcı İlişkileri Bölümü, özel durum açıklamalarını en geç kamuya açıklama yapıldıktan sonraki iş günü içinde KAP’ta belirtilen Şirket Kurumsal internet sitesinin Yatırımcı İlişkileri sayfasında ilan eder ve söz konusu açıklamaları tebliğde belirtilen süre boyunca Şirket Kurumsal internet sitesinde bulundurmak ile yükümlüdür. Bu yükümlülük, Şirket Kurumsal internet sitesinde, KAP’ta yer alan açıklamalara bağlantı verilmek suretiyle de yerine getirilebilir.

Şirket ara dönem ve yıllık faaliyet sonuçları ile ilgili beklentiler konusunda yönlendirme yapmaz. Bunun yerine faaliyet sonuçlarını etkileyen kritik konuları, stratejik yaklaşımlarını ve sektör ile faaliyet gösterilen çevrenin daha iyi anlaşılmasını sağlayan önemli unsurları sermaye piyasası katılımcılarına aktarmayı tercih eder.

Şirket, kamuyu aydınlatma politikasına uygun olarak, zaman zaman geleceğe yönelik beklentilerini kamuya açıklayabilir. Geleceğe yönelik değerlendirmeler, özel durum açıklama formatında veya sunum formatında KAP’ta açıklanabilir. Kamuyla paylaşılan geleceğe yönelik değerlendirmelerin belli varsayımlara göre yapıldığı ve gerçekleşen sonuçlar ile farklılık gösterebileceği ilgililerin bilgisine sunulur. Geleceğe yönelik değerlendirmelerle ilgili değişiklikler olması ya da değerlendirmelerin gerçekleşmeyeceğinin anlaşılması halinde zaman geçirilmeksizin aynı araçlarla kamuoyu bilgilendirilir. 

Kamuyu aydınlatma politikası, ilgili mevzuat çerçevesinde yönetim kurulunca oluşturularak onaylanmıştır. Kamuyu aydınlatma politikasının izlenmesi, gözetimi ve geliştirilmesi yönetim kurulunun yetki ve sorumluluğu altındadır. Yatırımcı ilişkileri birimi kamuyu aydınlatma ile ilgili her türlü hususu gözetmek ve izlemek üzere görevlendirilmiştir.

İşbu Kamuyu Aydınlatma Politikasında yapılacak değişiklikler Yönetim Kurulu onayına tabidir.